Avenir Voirie est une entreprise de négoce spécialisée dans le mobilier urbain à destination des collectivités locales, des architectes et des entreprises de travaux publics. Cette société utilise un logiciel de gestion commerciale spécialisé pour le négoce développé par GrizzlyDev (application Windows, base de données Microsoft SQL Server). Quand il a été décidé de publier le catalogue sur le site Internet, Avenir Voirie a souhaité logiquement s’épargner la corvée les doubles saisies. Nous avons alors proposé une intégration entre le logiciel de gestion commerciale et le système de publication de sites Internet WordPress déjà utilisé dans l’entreprise et sur lequel nous avons développé une forte expertise.

La gestion d’un catalogue sur Internet nécessite un investissement humain important afin d’agencer le plus efficacement possible les informations commerciales, techniques et surtout visuelles. Sur Internet, un catalogue sans images n’accroche pas l’intérêt des visiteurs. Il est même contreproductif.

Avenir Voirie tient à jour son catalogue de produits sur notre système de gestion commerciale qui est un logiciel Windows. Notre mission consiste à l’exploiter directement pour le publier sur le site Internet.

Exploiter la base de données existante

La gestion des articles dans le logiciel de gestion commerciale centralise les informations commerciales essentielles pour leur mise en vente et donc pour l’élaboration du catalogue.

Dans une seconde page d’édition, le logiciel propose aussi de saisir les « propriétés personnalisées » correspondantes aux caractéristiques plus techniques et spécifiques du produit.

Ces informations n’étaient pas encore renseignées au moment d’initier le projet de transfert en ligne du catalogue. Cependant, comme les différents intervenants de l’entreprise sont habitués à travailler avec le logiciel de gestion commerciale, il est plus rationnel d’inciter les utilisateurs à compléter les fiches produits dans un environnement qu’ils connaissent et maitrisent, plutôt que de devoir les disperser avec une nouvelle application.

Choisir une extension WordPress pertinente

Nous avons étudié différentes extensions de catalogue en ligne pour WordPress et avons choisi celle qui offrait la meilleure comptabilité avec une source externe comme la nôtre. Pour effectuer un choix entre les extensions de vente en ligne, nous avons appliqué ces critères essentiels :

• Simplicité de la conception : nous rejetons une extension mal programmée ;
• Régularité des mises à jour : nous prenons soin d’utiliser des extensions maintenues et utilisées par un nombre important d’autres sites, de bons indicateurs de pérennité ;
• Conditions d’utilisation : nous évitons absolument les extensions dont les conditions d’utilisation vont à l’encontre des intérêts de notre client (conditions commerciales incertaines, faible respect de la vie privée ou du secret commercial…).

À l’issue de notre étude, notre expertise a fait la différence :

1. Nous avons écrit le logiciel exportant le catalogue de la gestion commerciale dans un format exploitable par notre site WordPress ;
2. Nous avons créé le logiciel d’importation correspondant afin d’alimenter automatiquement le catalogue en ligne ;
3. Et nous avons enfin adapté le thème à notre catalogue dans WordPress.

Préparer son catalogue pour la publication

Notre client doit prendre sa part de travail indispensable à la réussite du projet :

• Réunir les photos et fiches techniques, les nommer convenablement, parfois les convertir ;
• Passer au crible l’intégralité du catalogue existant dans la gestion commerciale, vérifier les bonnes attributions dans les catégories, l’orthographe, normaliser les noms et libellés…

Cette dernière étape a été grandement simplifiée grâce aux fonctionnalités d’édition de masse de notre logiciel de gestion commerciale. Il est en effet en mesure d’exporter le catalogue dans un simple classeur Microsoft Excel. L’utilisateur n’a plus qu’à modifier les articles conformément à ses besoins directement dans le tableur, grâce à toute la puissance d’Excel. En retour, l’importation du classeur met à jour automatiquement la base de données.

Le site de notre client est désormais centré sur son catalogue. Les visiteurs peuvent demander des prix en ligne en quelques clics.

Automatiser la communication entre le back et le front office

Notre objectif est de rendre l’intégration ERP-Web aussi transparente que possible : toute modification dans le logiciel de gestion commerciale est reportée automatiquement plusieurs fois par jour sur le site Internet, et ce en toute transparence.

Thème responsive, moteur de recherche, devis en ligne

Nous avons pris un soin particulier à créer un thème pour le catalogue en respectant les principes du « responsive design ». Ainsi, le site est consultable sur tous les navigateurs Internet, sur ordinateur, tablette, et smartphone : accessibilité respectée = visibilité et référencement renforcés!

On accède aux articles en parcourant les catégories.

Les fonctions de navigation et de recherche exploitent toutes les propriétés du catalogue, apportant ainsi une expérience utilisateur optimale.

Ici, la fiche produit en ligne exploite au mieux les informations saisies une fois pour toutes dans le logiciel de gestion commerciale.

Pour illustrer la délicatesse d’un changement de CMS pour un site professionnel, GrizzlyDev vous propose de suivre deux cas d’écoles.

Migration sans casse du site Enviscope.com

Le paywall est l’une des fonctionnalités les plus importantes du site Enviscope

Le site Enviscope.com est un quotidien pure player spécialisé dans les questions économiques et environnementales de la région lyonnaise et qui vit essentiellement de la publicité et des abonnements. Il a été monté initialement sur un CMS propriétaire d’un prestataire de service. Avec le temps et l’évolution des techniques de communication en ligne, le CMS initial ne répondait plus aux besoins du journal et le prestataire de service n’était guère enclin à développer les nouvelles fonctionnalités réclamées par son client. Le client reste toujours libre de changer de crèmerie, mais il ne faut pas perdre de vue qu’il doit le faire sans perdre ses données — à savoir son fonds de commerce — soit plusieurs milliers d’articles et surtout, son référencement, précieux pour un organe de presse en ligne.

Contacté par Enviscope dans l’optique d’une refonte totale et sans douleur, GrizzlyDev a préconisé une migration vers WordPress. WordPress est l’un des CMS les plus populaires actuellement maintenu. Il bénéficie d’une grande plasticité, c’est à dire d’une très grande capacité de personnalisation aux besoins particuliers de chaque utilisateur. WordPress fédère autour de lui une communauté de développeurs et d’utilisateurs très étendue et très active qui le rend particulièrement réactif aux changements technologiques d’Internet. Il est extrêmement modulaire grâce à d’innombrables plugins, des extensions que l’on installe en un clic et qui élargissent considérablement les fonctionnalités d’origine du CMS.

Un cahier des charges précis

GrizzlyDev s’est engagé sur les critères suivants :

1. Récupération de toutes les données du site initial.
2. Préserver le référencement des articles
3. Conserver les accès des abonnés
4. Convertir les fonctionnalités spécifiques du site, comme son paywall
5. Assurer la sécurité des données
6. Permettre l’évolution facile du site dans le futur.

1. Pour rapatrier les milliers d’articles du site, GrizzlyDev a commencé par s’appuyer sur la collaboration du prestataire initial, le seul a pouvoir exporter en flat text l’intégralité de la base de données MySQL du site.

Finalement, nous aurions pu tout récupérer en aspirant directement le site, mais la question importante est toujours le format des champs des tables de la base de données.

Conserver les fonctionnalités d’abonnement existantes

Une simple API permet ensuite en théorie de réinjecter les données dans WordPress nouvellement déployé. Dans les faits, il faut généralement réécrire une partie du script pour s’assurer de la concordance des différents champs de la base de données et de la compatibilité de l’encodage. De surcroit, une erreur lors de l’exportation des données peut bloquer tout le processus. Sans compter une possible mauvaise volonté du prestataire initial.

2. L’adressage : étape cruciale pour un journal en ligne

Le problème, c’est que les URL du site d’origine ne sont pas toujours optimisées pour le référencement. WordPress permet de personnaliser la gestion automatique des URL, afin de les rendre les plus lisibles possible pour les moteurs de recherche. Mais il ne faut pas perdre le référencement des anciennes adresses. C’est là que nous devons créer un script qui renvoie les visiteurs qui arrivent à partir d’une ancienne adresse vers la nouvelle adresse optimisée.

3. Les accès abonnés

Là aussi, si l’importation des données à plat n’avait pas fonctionné, il aurait fallu solliciter tous les abonnés pour qu’ils recréent leur mot de passe. Mais tout s’est très bien passé de ce côté-là.

4. Les fonctionnalités spécifiques du site

Si WordPress permet de jongler avec une grande variété de plugins qui couvrent le spectre de la plupart des fonctionnalités désirées pour un site web, il arrive cependant qu’il faille développer des solutions sur mesure.

Une application intéressante : l’agenda à suggestions

L’avantage avec WordPress, c’est que nous pouvons travailler sur des thèmes enfants, c’est à dire des sous-thèmes dont nous pouvons personnaliser le code à loisir, sans perdre les modifications effectuées lors d’une mise à jour automatique du thème parent. Ainsi, nous conjuguons la facilité de personnalisation avec l’avantage des nombreuses mises à jour et évolutions du CMS. Nous avons ainsi pu travailler sur les modules de paywall, d’abonnement ou ajouter des fonctionnalités développées dans la version précédente, mais qui n’existe pas encore sous WordPress, comme l’agenda avec la possibilité pour les lecteurs d’y ajouter des suggestions.

5. Assurer la sécurité des données

L’avantage annexe — mais néanmoins important — de travailler avec nous, c’est de bénéficier de nos solutions d’hébergement dédié et de tous les avantages afférents : redimensionnement des ressources en fonction des besoins, maintenance à distance facilitée, sauvegarde incrémentielle de l’ensemble du site et des médias qui y sont rattachés sur 14 jours par défaut, restauration et remise en ligne rapides en cas de problème.

6. Sécurisation des évolutions futures

L’un des privilèges les plus intéressants en travaillant avec nous, c’est de bénéficier d’un environnement de développement pour toutes les mises à jour. Il arrive que lors d’une mise à jour importante, le CMS n’est plus compatible avec l’une des fonctionnalités qui y sont implémentées. À ce moment-là, le site crashe complètement, d’où une perte d’exploitation, même si la restauration à l’état initial peut se faire dans un délai raisonnable.

Chez GrizzlyDev, nous testons toutes les mises à jour sur des serveurs virtuels avant de les appliquer à notre site en production. Autrement dit, nous détectons les problèmes avant qu’ils n’arrivent. Vous avez ainsi la garantie que toutes les mises à jour de votre site auront été testées et approuvées avant d’être en ligne, ce qui vous assure une disponibilité et une tranquillité d’esprit maximum.

Récupérer un site en cours d’exploitation : le cas des Nouvelles News

Un autre site de presse avec une fonctionnalité de paywall

Pour rester dans les problématiques des sites d’informations, citons aussi le cas des Nouvelles News, pure player dédié à la parité de l’information.

Il s’agit là d’un site tournant déjà fort bien sous un CMS connu sur le marché : Joomla. Cette fois-ci, il ne s’agissait pas de changer de CMS, mais d’aider à la migration du site vers une nouvelle version du même CMS.

Avec le temps, le Joomla utilisé par les Nouvelles News avait accueilli des modifications de son code et le webmaster initial n’était plus en poste. Ce cas de figure se rencontre hélas assez souvent dans la vie des sites tournant sous CMS. Vu le degré de personnalisation du CMS et le fait que le changement de version apportait des modifications majeures, il était difficile pour l’équipe de journalistes en place de tenter leur chance sans savoir à l’avance si le site allait résister à la mise à jour.

Notre travail a consisté à assurer une transition sans interruption de service et tout en maintenant les fonctionnalités propres à ce site de presse, comme, de nouveau, son paywall. Nous nous sommes assurés en amont que le site pouvait passer vers la nouvelle version de son CMS sans perdre ses fonctionnalités et aucun risque quant à la structure de l’information ou à l’intégrité des milliers d’articles et de commentaires postés par les visiteurs et les abonnés.

Nous nous chargeons actuellement de la maintenance simple de Joomla en production, mais il est envisagé par la direction du journal de procéder à une migration de tout le site sous WordPress dont le back-office est plus abordable pour les différents journalistes de la plateforme.