Avenir Voirie est une entreprise de négoce spécialisée dans le mobilier urbain à destination des collectivités locales, des architectes et des entreprises de travaux publics. Cette société utilise un logiciel de gestion commerciale spécialisé pour le négoce développé par GrizzlyDev (application Windows, base de données Microsoft SQL Server). Quand il a été décidé de publier le catalogue sur le site Internet, Avenir Voirie a souhaité logiquement s’épargner la corvée les doubles saisies. Nous avons alors proposé une intégration entre le logiciel de gestion commerciale et le système de publication de sites Internet WordPress déjà utilisé dans l’entreprise et sur lequel nous avons développé une forte expertise.

La gestion d’un catalogue sur Internet nécessite un investissement humain important afin d’agencer le plus efficacement possible les informations commerciales, techniques et surtout visuelles. Sur Internet, un catalogue sans images n’accroche pas l’intérêt des visiteurs. Il est même contreproductif.

Avenir Voirie tient à jour son catalogue de produits sur notre système de gestion commerciale qui est un logiciel Windows. Notre mission consiste à l’exploiter directement pour le publier sur le site Internet.

Exploiter la base de données existante

La gestion des articles dans le logiciel de gestion commerciale centralise les informations commerciales essentielles pour leur mise en vente et donc pour l’élaboration du catalogue.

Dans une seconde page d’édition, le logiciel propose aussi de saisir les « propriétés personnalisées » correspondantes aux caractéristiques plus techniques et spécifiques du produit.

Ces informations n’étaient pas encore renseignées au moment d’initier le projet de transfert en ligne du catalogue. Cependant, comme les différents intervenants de l’entreprise sont habitués à travailler avec le logiciel de gestion commerciale, il est plus rationnel d’inciter les utilisateurs à compléter les fiches produits dans un environnement qu’ils connaissent et maitrisent, plutôt que de devoir les disperser avec une nouvelle application.

Choisir une extension WordPress pertinente

Nous avons étudié différentes extensions de catalogue en ligne pour WordPress et avons choisi celle qui offrait la meilleure comptabilité avec une source externe comme la nôtre. Pour effectuer un choix entre les extensions de vente en ligne, nous avons appliqué ces critères essentiels :

• Simplicité de la conception : nous rejetons une extension mal programmée ;
• Régularité des mises à jour : nous prenons soin d’utiliser des extensions maintenues et utilisées par un nombre important d’autres sites, de bons indicateurs de pérennité ;
• Conditions d’utilisation : nous évitons absolument les extensions dont les conditions d’utilisation vont à l’encontre des intérêts de notre client (conditions commerciales incertaines, faible respect de la vie privée ou du secret commercial…).

À l’issue de notre étude, notre expertise a fait la différence :

1. Nous avons écrit le logiciel exportant le catalogue de la gestion commerciale dans un format exploitable par notre site WordPress ;
2. Nous avons créé le logiciel d’importation correspondant afin d’alimenter automatiquement le catalogue en ligne ;
3. Et nous avons enfin adapté le thème à notre catalogue dans WordPress.

Préparer son catalogue pour la publication

Notre client doit prendre sa part de travail indispensable à la réussite du projet :

• Réunir les photos et fiches techniques, les nommer convenablement, parfois les convertir ;
• Passer au crible l’intégralité du catalogue existant dans la gestion commerciale, vérifier les bonnes attributions dans les catégories, l’orthographe, normaliser les noms et libellés…

Cette dernière étape a été grandement simplifiée grâce aux fonctionnalités d’édition de masse de notre logiciel de gestion commerciale. Il est en effet en mesure d’exporter le catalogue dans un simple classeur Microsoft Excel. L’utilisateur n’a plus qu’à modifier les articles conformément à ses besoins directement dans le tableur, grâce à toute la puissance d’Excel. En retour, l’importation du classeur met à jour automatiquement la base de données.

Le site de notre client est désormais centré sur son catalogue. Les visiteurs peuvent demander des prix en ligne en quelques clics.

Automatiser la communication entre le back et le front office

Notre objectif est de rendre l’intégration ERP-Web aussi transparente que possible : toute modification dans le logiciel de gestion commerciale est reportée automatiquement plusieurs fois par jour sur le site Internet, et ce en toute transparence.

Thème responsive, moteur de recherche, devis en ligne

Nous avons pris un soin particulier à créer un thème pour le catalogue en respectant les principes du « responsive design ». Ainsi, le site est consultable sur tous les navigateurs Internet, sur ordinateur, tablette, et smartphone : accessibilité respectée = visibilité et référencement renforcés!

On accède aux articles en parcourant les catégories.

Les fonctions de navigation et de recherche exploitent toutes les propriétés du catalogue, apportant ainsi une expérience utilisateur optimale.

Ici, la fiche produit en ligne exploite au mieux les informations saisies une fois pour toutes dans le logiciel de gestion commerciale.